Faktura to dokument o kluczowym znaczeniu dla funkcjonowania praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Choć temat ten może być już Ci znany, warto bliżej przyjrzeć się, co tak naprawdę oznacza faktura i jakie ma znaczenie dla przedsiębiorców oraz konsumentów. Dowiedzmy się więc, czym dokładnie jest faktura, jakie są jej rodzaje oraz jakie informacje muszą się na niej znaleźć.
Definicja faktury
Faktura to oficjalny dokument księgowy, potwierdzający dokonanie transakcji między dwoma podmiotami gospodarczymi. Zawiera informacje dotyczące sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, numer faktury, opis towarów lub usług objętych transakcją (w tym ich ilość, cena jednostkowa oraz łączna kwota należności), a także informacje dotyczące podatku VAT.
Dlaczego faktury są istotne?
Faktury odgrywają kluczową rolę w księgowości, stanowiąc dowód zakupu, umożliwiając śledzenie przychodów i wydatków, a także są niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatkowego. W większości krajów, w tym w Polsce, wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku transakcji handlowych, a zasady wystawiania faktur są ściśle określone przez odpowiednie przepisy prawne. Zgodnie z polską Ustawą o podatku od towarów i usług, każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży usługi lub towaru. Innymi słowy, jeśli transakcja miała miejsce 5 maja, fakturę należy wystawić do 15 czerwca.
Dane potrzebne do faktury
Aby wystawić fakturę, konieczne są następujące informacje:
- Dane sprzedawcy: nazwa firmy, adres i numer NIP.
- Dane nabywcy: nazwa firmy, adres (lub miejsce zamieszkania w przypadku osób fizycznych) oraz numer NIP (w przypadku firm), opcjonalnie numer PESEL (w przypadku osób fizycznych, jednak nie jest to konieczne).
- Data wystawienia faktury.
- Numer faktury, będący unikalnym identyfikatorem dokumentu (np. „2560/4/2023”).
- Opis sprzedanych towarów lub usług, ich ilość oraz cena jednostkowa.
- Łączna kwota należna za sprzedane towary lub usługi.
- W przypadku sprzedaży opodatkowanej VAT, należy uwzględnić stawkę podatku, kwotę podatku VAT oraz wskazać, czy cena zawiera podatek czy nie.
Powyższe informacje są niezbędne do poprawnego wystawienia faktury. W niektórych sytuacjach, na przykład przy sprzedaży zagranicznej lub w przypadku faktury korygującej, mogą być wymagane dodatkowe informacje lub dokumenty.
Oczywiście, oto zmieniony tekst:
Jakie rodzaje faktur istnieją?
W zależności od rodzaju transakcji, istnieje wiele różnych typów faktur, z których najczęściej spotykane to:
- Faktura VAT – dokument wystawiany przy transakcjach opodatkowanych podatkiem VAT. Musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące sprzedawcy, nabywcy, towarów lub usług, oraz kwoty podatku VAT.
- Faktura proforma – dokument przygotowywany przed zawarciem transakcji handlowej, służący do przedstawienia oferty i wyceny towarów lub usług. Nie ma charakteru formalnego i nie może być traktowany jako faktura ani dowód zakupu.
- Faktura korygująca – dokument służący do poprawienia błędów w fakturze, np. w opisie towarów lub usług, kwotach lub danych dotyczących sprzedawcy lub nabywcy.
- Faktura zaliczkowa – dokument wystawiany po otrzymaniu zaliczki na poczet wykonania usługi lub dostawy towarów. Zawiera informacje o otrzymanej zaliczce oraz ostatecznej kwocie do zapłaty za usługi lub towary.
- Faktura uproszczona – dokument wystawiany przy sprzedaży towarów lub usług na kwotę nieprzekraczającą ustalonej wartości (w Polsce od 2021 roku wynosi 450 zł / 100 euro brutto). Nie wymaga szczegółowych informacji dotyczących podatku VAT, lecz jedynie podstawowe dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy oraz opisu sprzedaży.
- Faktura eksportowa – dokument wystawiany przy sprzedaży towarów lub usług poza granicami kraju. Musi zawierać informacje zgodne z wymogami kraju, do którego towar lub usługa jest eksportowana.