Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą często korzystają z samochodów osobowych, aby realizować swoje zadania służbowe. Pojawia się jednak pytanie – czy w ramach niewielkiej firmy, która nie zatrudnia pracowników, możliwe jest posiadanie i wykorzystywanie dwóch pojazdów? Czy takie rozwiązanie mieści się w granicach przepisów?
Kiedy dwa samochody są uzasadnione?
Prawo podatkowe nie ogranicza przedsiębiorców w korzystaniu z dwóch samochodów w działalności gospodarczej, o ile ich użytkowanie można logicznie uzasadnić.
Na przykład:
- Przedsiębiorca może mieć jeden pojazd o większej mocy silnika do długich tras służbowych oraz drugi, bardziej ekonomiczny, do poruszania się w ruchu miejskim.
- Drugi pojazd może pełnić funkcję rezerwową w razie awarii podstawowego środka transportu, co zapewnia nieprzerwane funkcjonowanie firmy.
W takich sytuacjach kluczowe jest udokumentowanie, że oba pojazdy faktycznie są niezbędne do realizacji zadań wynikających z działalności.
Jak korzystać z samochodów w firmie?
Przedsiębiorca ma kilka opcji, jeśli chodzi o użytkowanie pojazdów w działalności gospodarczej:
- Leasing operacyjny – popularny sposób finansowania pojazdów, dający elastyczność w ich użytkowaniu.
- Najem długoterminowy – idealny dla tych, którzy nie chcą angażować dużych środków finansowych w zakup.
- Zakup na własność – samochód zostaje wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy.
Bez względu na formę finansowania, każdy pojazd musi być wykorzystywany w celach związanych z firmą i należycie udokumentowany.
Jakie koszty można uwzględnić?
Przedsiębiorcy mogą rozliczać następujące koszty związane z użytkowaniem dwóch samochodów:
- Raty leasingowe lub opłaty za najem długoterminowy.
- Wydatki na eksploatację: paliwo, serwis, ubezpieczenie czy opłaty parkingowe.
- Amortyzację, jeśli pojazdy zostały zakupione i wprowadzone do ewidencji środków trwałych.
Warto pamiętać, że jeśli samochody są używane również do celów prywatnych, limity odliczeń mogą wynosić 75% kosztów eksploatacyjnych i 50% VAT.
Jak zadbać o dokumentację?
Aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej, konieczne jest rzetelne dokumentowanie wykorzystania pojazdów:
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki) w przypadku użycia mieszanych – służbowo i prywatnie.
- Zachowanie faktur za paliwo, serwis czy inne wydatki związane z eksploatacją.
- Opisanie funkcji pojazdów, np. wskazanie, że jeden samochód służy do tras lokalnych, a drugi do wyjazdów służbowych na większe odległości.
Taka dokumentacja jest kluczowa w razie kontroli i pomaga uniknąć niejasności.
Czy posiadanie dwóch samochodów zwiększa ryzyko kontroli?
Dwa samochody w małej firmie mogą wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego, szczególnie jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników. Dlatego warto:
- Starannie uzasadnić potrzebę posiadania obu pojazdów w kontekście prowadzonej działalności.
- Prowadzić pełną dokumentację, która potwierdzi ich wykorzystanie w celach służbowych.
Podsumowanie
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać z dwóch samochodów osobowych, o ile ich użytkowanie jest zgodne z potrzebami firmy i odpowiednio udokumentowane. Kluczowe jest wyjaśnienie celu ich wykorzystania oraz zachowanie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki i przebieg pojazdów. Dzięki temu możliwe jest pełne korzystanie z przepisów umożliwiających rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i uniknięcie problemów podczas kontroli podatkowej.