Faktura proforma jest istotnym narzędziem w działalności gospodarczej, pełniąc funkcję oferty handlowej lub dokumentu wskazującego kwotę do zapłaty za przyszłe dostawy towarów lub usług. Może również służyć jako wezwanie do zapłaty lub informacja o należnej zaliczce za przyszłe dostawy. Dzięki fakturze proforma odbiorca może dokonywać płatności.
Jak Powinna Wyglądać Faktura Proforma
Polskie prawo nie definiuje ściśle, jak powinna wyglądać faktura proforma, ale przyjęło się, że powinna zawierać podobne elementy jak standardowa faktura. Kluczowa różnica polega na tym, że w tytule dokumentu musi być wyraźnie zaznaczone, że jest to faktura proforma. W skład tych elementów wchodzą numer faktury, data wystawienia, opis transakcji, cena jednostkowa, wartość netto, stawka VAT, wartość brutto, dane sprzedawcy i nabywcy, sposób płatności oraz termin zapłaty.
Kiedy Wystawiać Fakturę Proforma
Faktura proforma, będąc dokumentem nieksięgowym, może być wystawiana i przesyłana kontrahentowi bez specjalnych ograniczeń. Najczęściej wykorzystywana jest jako element oferty handlowej, przedstawiając wartość transakcji. Jest również używana w transakcjach z nowymi klientami jako forma zabezpieczenia przed potencjalnym ryzykiem. Po otrzymaniu zapłaty na podstawie faktury proforma, towar jest dostarczany lub usługa wykonywana, a następnie wystawiana jest właściwa faktura.
W praktyce, zwłaszcza przy nowych klientach, proces ten może wyglądać następująco: najpierw wystawiana jest faktura proforma, po jej zapłaceniu wystawiana jest faktura zaliczkowa, która służy do rozliczenia podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Po zakończeniu usługi lub dostawie towaru, wystawiana jest końcowa faktura. Akceptacja faktury proforma przez klienta, np. poprzez podpisanie lub wyrażenie zgody elektronicznie, sprawia, że staje się ona dokumentem prawnym, na podstawie którego można dochodzić należności sądowo. Po pełnej zapłacie lub zaliczce należy wystawić odpowiednią fakturę.
Skutki Wystawienia Faktury Proforma
Faktura proforma, jako dokument nieksięgowy, nie jest uwzględniana w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla ona operacji gospodarczej, co oznacza, że nie może być traktowana jako koszt uzyskania przychodu ani podstawa do naliczania lub odliczania podatku VAT. Wystawienie faktury proforma nie zwalnia również z obowiązku wystawienia właściwej faktury lub faktury zaliczkowej. Odbiorca nie jest zobowiązany do zapłaty na jej podstawie, chyba że zaakceptuje jej warunki poprzez podpisanie lub potwierdzenie elektroniczne.
Jeśli szukasz wsparcia w zarządzaniu swoimi dokumentami księgowymi, skorzystaj z Usług Księgowych Online. Dzięki profesjonalnej pomocy unikniesz problemów związanych z wystawianiem i rozliczaniem faktur.